Géolocalisation de flotte automobile : est-ce légal ?
Les employeurs peuvent suivre à distance leurs employés via la géolocalisation de leur flotte. Si cela est tout à fait légal, il faut cependant respecter certaines règles, ou de lourdes sanctions peuvent s’appliquer : jusqu’à 300 000 € d’amende et cinq ans de prison.
Identifier et justifier l’objectif de l’installation
Une entreprise ne peut installer de système de localisation dans sa flotte automobile sans l’accord préalable de la Commission nationale de l’information et des libertés (CNIL) et doit alors justifier son choix. Parmi les motifs recevables par la CNIL, on trouve les raisons suivantes :
- le suivi du temps de travail lorsqu’aucun autre outil ne peut remplir cette tâche ;
- la sécurité de l’employé, des marchandises transportées et des véhicules de la flotte ;
- le suivi pour facturer une prestation de transport en lien avec le véhicule ;
- l’optimisation du service proposé aux clients de la structure ;
- le type de transport ou la nature des biens transportés imposant l’installation de ce genre de système.
Informer le salarié de l’installation
L’employeur ne peut installer de système de géolocalisation dans le véhicule d’un collaborateur sans l’en informer au préalable. Il peut remettre un courrier en main propre aux personnes concernées, ou ajouter un avenant au contrat de travail, entre autres, pour prévenir ses équipes d’une telle installation. Dans ces documents doivent apparaître l’objectif final du traitement des données personnelles enregistrées, ainsi que les personnes en charge de leur traitement. L’employeur ne peut alors utiliser les données recueillies dans un autre but que celui annoncé dans ces documents.
Bon à savoir
Les employés peuvent s'opposer à l’installation d’un système de géolocalisation si les conditions légales ne sont pas respectées.
Respecter la vie privée de ses équipes
Un employeur ne peut surveiller ses salariés en permanence. Il doit s’en tenir à leurs horaires de travail. Les salariés doivent pouvoir désactiver le système de géolocalisation en dehors de leurs heures de travail (pause déjeuner, fin de journée et week-end).
Conserver les données collectées pour une durée limitée
Les données recueillies grâce à un système de géolocalisation de flotte ne peuvent être conservées au-delà d’une durée de deux mois, sauf dans certains cas. Lorsqu’une entreprise vise une optimisation des tournées, elle peut étendre la durée de conservation des données jusqu’à un an. Dans de rares situations comme le suivi du temps de travail, les données collectées sont gardées pendant cinq ans maximum.
