Restitution flotte automobile : comment éviter les mauvaises surprises ?

La restitution d’une flotte automobile est toujours un moment délicat, qui peut donner lieu à de mauvaises surprises voire à des litiges entre le loueur et l’entreprise qui restitue les véhicules. Pour éviter ces désagréments d’un côté comme de l’autre, il est nécessaire de suivre certaines étapes afin de préparer au mieux la restitution des véhicules.  

Respecter les délais et le kilométrage

La restitution des véhicules d’une flotte automobile doit être effectuée le jour suivant l’expiration du contrat de location. Le retard dans la restitution des véhicules entraîne le versement d’indemnités au loueur. Pour éviter une facturation supplémentaire, il convient également d’avoir respecté le kilométrage déterminé lors de la conclusion du contrat de location.

Les documents à fournir le jour de la restitution

Le véhicule doit être restitué avec tous les documents et accessoires en bon état. Une pochette de documents est remise lorsqu’on récupère un véhicule en LLD ou LOA. Le loueur doit pouvoir retrouver les documents de chaque véhicule. Ces documents comprennent le certificat d’immatriculation du véhicule (carte grise), le carnet d’entretien complété, la notice d’utilisation du véhicule et le procès-verbal de restitution. Le loueur récupère aussi les clés ou télécommandes confiées à la remise des véhicules. 

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Les points à vérifier

Bien qu’il soit impossible de rendre un véhicule dans un état neuf après plusieurs mois ou plusieurs années d’utilisation, le jour de la restitution, le loueur procède à un examen complet des véhicules. L’état mécanique et esthétique est passé au crible, c’est pourquoi il est préférable d’avoir au préalable préparé les véhicules pour éviter toute déconvenue. Le Syndicat des entreprises des services automobiles en LLD et des mobilités (SESAMLLD) met à disposition en ligne un guide de la restitution. Il informe les utilisateurs sur les modalités pratiques qui déterminent l’usage normal d’un véhicule. Le document liste également des exemples des points qui peuvent faire l’objet d’une facturation lors de la restitution des véhicules. On peut citer entre autres : 

• la carrosserie : peinture rayée ou écaillée, marques d’autocollants, pare-brise cassé, rétroviseur rayé ou cassé, plaque d’immatriculation détachée ou abîmée, jantes abîmées ;
• équipements : capteurs et radars défectueux ou manquants, essuie-glaces cassés, toit panoramique défectueux, roue de secours manquante ;
• habitacle : déchirures sur les sièges, revêtements de sol détériorés, ceintures de sécurité manquantes, équipements électroniques et radio abîmés ou démontés ; 
• clés et documents manquants : carte grise, carnet d’entretien, notice d’utilisation du véhicule, clés ou télécommandes.

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Préparer la restitution des véhicules

Pour éviter les mauvaises surprises lors de la restitution d’une flotte automobile, mieux vaut se préparer. L’entretien régulier et une gestion rigoureuse des sinistres sont de bons moyens de prévenir les problèmes lors de la restitution des véhicules. Une bonne connaissance de sa flotte automobile permet d’identifier les éventuelles réparations à effectuer sur les véhicules avant de les restituer. Cette remise en état peut se faire en interne ou par le biais d’un prestataire. Cela demande de l’anticipation mais permet d’éviter des désagréments le jour de la restitution de la flotte. 

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Être présent le jour de la restitution des véhicules

Lors de la restitution du véhicule, loueur et locataire procèdent ensemble à un examen contradictoire de chaque véhicule de la flotte. Le loueur établit un état des lieux du véhicule pour déterminer si des travaux de remise en état sont nécessaires. Dans ce cas, il établit un devis pour en évaluer les frais. Le contrat de location oblige le locataire à être présent le jour de cet examen contradictoire. Sa présence lui permet de se défendre et d’éviter les litiges. Si la présence du locataire est impossible, celui-ci doit se faire représenter pour faire valoir ses intérêts. Une fois établi et signé, le procès-verbal de restitution fait foi et conditionne le montant des frais de restitution de chaque véhicule. En cas d’absence le jour de la restitution, le locataire doit saisir un expert s’il veut contester le procès-verbal.